Een plotselinge schrik haalde me ineens uit mijn concentratie. Wat nu als ik een online live training aan het geven was en de deelnemers niet betrokken kon houden? Dat het leek alsof ze meededen en ondertussen een spelletje speelden of, erger nog, in de keuken koffie aan het zetten waren. Ik had zelf een paar dagen eerder een webinar gevolgd en me erg ongemakkelijk gevoeld. Het webinar was live (realtime), maar ik had het gevoel dat ik naar een opname aan het kijken was. De resultaten van de beperkte interactie konden net zo goed gesimuleerd zijn. Waren er nog andere mensen die het webinar volgden? En wie was die man eigenlijk die steeds aan het woord was?
Toen ik tijdens mijn Master studie in Creativity and Change Leadership in mijn visie schreef dat ik online live trainingen in creativiteit zou willen geven had ik duidelijk een ander beeld voor ogen dan hierboven beschreven. Ik wilde een levendige, interactieve training geven, waarin deelnemers ervaringsgericht met elkaar aan de slag konden gaan. Ik weet hoe ik zo’n omgeving kan creëren in een face-to-face setting. Maar hoe doe je dat dan online? En kan dat eigenlijk wel? Mijn zoektocht was gestart.
Inmiddels zijn we een aantal jaren verder en weet ik dat je ook online een levendige, ervaringsgerichte training kunt geven. De meesten van jullie hebben de afgelopen tijd een steile leercurve doorgemaakt als het gaat om online samenwerken. Waarschijnlijk ben je al in een aantal valkuilen getrapt. Of heb je ook ervaren hoe je het niet wilt en ben je op zoek naar hoe dan wel. In dit artikel geef ik een aantal basistips die ik verzameld heb uit de literatuur en gedestilleerd uit mijn eigen ervaringen.
1. Herontwerp je sessie of training
Om deelnemers betrokken en in een flow te houden is intuïtief gebruik van middelen, in dit geval de gebruikte software, van belang. Soep eten met een vork is ongemakkelijk en niet heel effectief. Het is daarom van belang om je sessie te herontwerpen. Hierbij deel je je sessieplan eerst in kleine stapjes. Je bekijkt voor iedere stap wat de beste manier is om samen te werken en te leren. Is het nodig om dit samen te doen of kan het beter individueel? Is het gewenst om allemaal tegelijk met dit onderdeel bezig te zijn of kan het ook asynchroon? Willen we elkaar hierbij zien of voegt dat niet veel toe? Wanneer je dit voor ieder stapje hebt vastgesteld, kies je de juiste software daarbij. Dit kan ook een combinatie van verschillende softwareproducten zijn. Voor het genereren en selecteren van ideeën kun je bijvoorbeeld een Mural aanmaken. Als je elkaar daar graag bij wilt zien, voeg je videoconferencing software toe, bijvoorbeeld Zoom of Google Hangouts. Mural is software om digitaal en op afstand van elkaar visueel samen te werken. Het aanbod van software om online te brainstormen en online beslissingen te nemen is groot. Kies er één of twee die het beste bij jouw doelstelling passen en zorg dat je goed wordt in het gebruik hiervan. Door je sessie speciaal voor het werken op afstand te ontwerpen en daarbij rekening te houden met de beperkingen én de extra mogelijkheden die dit biedt, houd je deelnemers niet alleen betrokken, je maakt ook optimaal gebruik van de voordelen die moderne technologie biedt. Hoe eenvoudig is het dan voor iemand die niet bij een sessie kan zijn om deze later in te halen door de opname te bekijken.
2. Houd het kort, houd het simpel
Het herontwerpen van je sessie(s) geeft je ook de mogelijkheid om de tijd die je live online bent kort te houden. Ik zou zeggen maximaal 1,5 uur. De media staan er nu vol van: videobellen is vermoeiend. Dit heeft niet alleen te maken met het gebruik van een beeldscherm en de vertraging in het beeld en geluid, maar ook met externe factoren. Momenteel werken we allemaal vanuit huis, wellicht niet de ideale omgeving om je uren achter elkaar af te zonderen voor een online live sessie. Houd het kort betekent ook dat één deelnemer niet te lang achter elkaar aan het woord is. Zorg voor voldoende afwisseling in sprekers en laat iedereen aan bod komen. Houd het simpel door alleen software te gebruiken die functioneel is voor je doel en gemakkelijk in gebruik is. Het is mooi om ideeën te genereren op een online canvas met digitale post-its én samen opties genereren kan ook in Google docs.
3. Vraag een process buddy
Tijdens het schrijven van mijn paper ‘How to engage learners in a virtual environment?’ vond ik in de literatuur dat veel mensen gehinderd werden door hun overtuiging dat ze technisch niet vaardig genoeg waren om online te leren. Natuurlijk is dit niet altijd alleen een overtuiging. Er zijn zoveel producten en ontwikkelingen gaan zo snel dat je niet met alle software bekend kunt zijn. Daarnaast bestaat ook de mogelijkheid dat iets niet werkt. Iets wat overigens ook kan gebeuren bij het geven van een presentatie in een face-to-face setting.In alle leerboeken voor online leren word je dan ook geadviseerd om een zogenaamde producer in te schakelen. Wij kennen in onze facilitaties al de process buddy, degene die de facilitator helpt met het bijhouden van de tijd, het verzamelen van de post-its en het ophangen van de flip-over vellen. In een online omgeving is de process buddy verantwoordelijk voor de techniek. Door een process buddy in te schakelen kan je sessie gewoon doorgaan, terwijl de process buddy een technisch probleem met een deelnemer oplost via een privé chat of per telefoon. De process buddy kan ook zorgen dat het scherm gedeeld wordt met de juiste presentatie en deze gewisseld wordt bij verandering van onderwerp. En uiteraard let de process buddy ook op tijd bij een online live sessie.Je wilt natuurlijk dat je deelnemers met vertrouwen aan de online live sessie beginnen. Hiervoor heb je de optie van oefenen en testen met de techniek. De meeste software geeft je de mogelijkheid om voor aanvang van een sessie verbinding, beeld en geluid te testen. Je kunt ook een oefensessie voor de techniek inbouwen en hiervoor een speelse werkvorm gebruiken.
4. Creëer verbondenheid
Zoals bij mijn eerste punt over herontwerp al duidelijk werd, ben ik een voorstander van ‘blended learning’. Mijn voorkeur zal dan ook altijd uitgaan naar een face-to-face ontmoeting met elkaar als onderdeel van een training. Als dat écht niet kan, creëer dan op een andere manier verbondenheid. Vaak vinden de verbindende gesprekken plaats bij het koffie apparaat of aan de bar. Geef die ruimte online door bijvoorbeeld een kwartiertje eerder samen te komen in de online koffiekamer. Software met breakout-rooms zijn ideaal voor informele gesprekken én voor het werken in groepjes met verschillende samenstelling.
Of verras de deelnemers buiten de sessie om door iets per post te sturen. Jullie zijn vast creatief genoeg om hier zelf invulling aan te geven. ?
Veel succes met je online live sessie!
Tijdens haar Master opleiding deed Conny onderzoek naar hoe je deelnemers betrokken kunt houden in een online leeromgeving. Tijdens de eerste lock down in het voorjaar van 2020 schreef ze dit artikel. Ze is een gecertificeerd producer voor online live sessies.
